20 praktycznych wskazówek, które uczynią Cię bardziej produktywnym!

zarzadzanie czasem produktywnosc

Wielokrotnie słyszałeś pewnie o tym, że doby nie da się wydłużyć. Wszystkie rady, które znajdziesz poniżej nie zmienią tego. Mogą jednak znacznie zwiększyć efektywność czasu, który posiadamy. Na tyle mocno, że będziesz zaskoczony.

1. Zacznij od ustalenia przerwy.

Nie możesz cały czas pracować na wysokich obrotach. Zaplanuj sobie stałe przerwy, których będziesz przestrzegał każdego dnia, kiedy pracujesz. Twój organizm nauczy się regularności. Jednym z łatwiejszych sposobów, który u mnie świetnie się sprawdził jest ustalenie diety, która zawiera 6 posiłków w ciągu dnia. To daje mi 15 minut przerwy co 3 godziny. Po każdym posiłku wychodzę na 5 minut na dwór. Odpowiednie nawodnienie organizmu również pomoże Ci w robieniu pauz. Będziesz regularnie wstawał od biurka.

2. Ustal czas, w którym wykonasz każde z Twoich zadań.

Podobno dobry plan to początek sukcesu, a plan idealny jest najgorszym wrogiem planu dobrego. Większość zadań, które mamy do wykonania w ciągu dnia nie powinna zajmować więcej niż 15-30 minut. Czas, który poświęcasz na wykonanie zadania powinien zależeć od jego skomplikowania. Możesz stracić pół dnia, lub nawet cały, na przeglądanie portali społecznościowych. Możesz również ustalić sobie kilka przedziałów czasowych, w których skupisz się na swoich kontach. Efekt będzie taki sam, a być może lepszy?

3. Kochaj to co robisz.

Wczoraj, podczas gdy przeglądałem zagraniczne portale wyświetliła mi się reklama. Jej przekaz mówił o tym, że najbardziej inspirującą rzeczą jaka może przydarzyć się przedsiębiorcy jest pocałunek kochającej go kobiety. Bez miłości do swojej pracy nie osiągniesz pełni drzemiącego w Tobie potencjału. Oczywiście. Lepiej jest coś robić, niż nie robić niczego, ale czy o to chodzi w życiu? O zabijanie czasu? Myślę, że odnalezienie swojego miejsca na świecie i swojej misji jest jednym z ważniejszych zadanie przed jakimi stajemy jako człowiek. Gdy odnajdujemy siebie odnajdujemy również niesamowite pokłady energii i dyscypliny.

4.Usuń wszystkie rozpraszacze.

Bardzo często łapię się na tym, że bałagan w mojej przeglądarce internetowej nazywam pracą na zasadzie „multi taskingu”. Nie polega on jednak na tym, aby w danym momencie skupiać się na wszystkim na raz. Jego głównym założeniem jest wykonywanie pracy w zaplanowanych interwałach. Łączenie zadań rzadko kiedy ma sens. Zbyt często pod przykrywką „zmniejszenia nakładów pracy” prowadzi do porzucania rozpoczętych już zadań lub do odkładania ich na później. Gdy siadasz do pracy postaraj się wyłączyć wszystkie urządzenia, które mogą Cię rozpraszać. Wyłącz też wszystkie aplikacje, które wysyłają do Ciebie powiadomienia. Ja pomimo tego, że pracuję za pośrednictwem internetu staram się korzystać z niego jak najmniej. Gdy piszę ten tekst mam wyłączone wszystkie inne programy na moim komputerze. Wiem co będę robił gdy go skończę, wiem co będę robił jak skończę następne zadanie… mógłbym tak wymieniać w nieskończoność. Bycie efektywnym jest nudne, ale konieczne.

5. Zacznij pracę od najtrudniejszych zadań.

Jeśli Twoja praca sprawia Ci przyjemność to jesteś jednym ze szczęściarzy. Prawdopodobnie większość zadań, które wykonujesz sprawia Ci totalną frajdę. Ale są też takie, na których myśl masz ochotę uciąć sobie drzemkę albo wyjść na papierosa, pomimo, że nie palisz. Postaraj się tak planować swoją pracę aby zaczynać od tych „trudniejszych” zadań, a następnie przejdź do tych, które sprawiają Ci mniej trudności.

6. Przestań planować – zacznij działać!

Sam zaczynałem pracę nad efektywnością od rozległego planowania, które, gdybym się nie opamiętał, trwałoby do dzisiaj. Wszystko czego potrzebujesz aby pracować wydajniej to kartka papieru i długopis. Wynotuj wszystkie zadania a następnie ułóż je według priorytetów i swoich upodobań. Następnie zaplanuj ile czasu poświęcisz na wykonanie każdego z tych zadań. Teraz czas na rzecz najtrudniejszą. Zacznij pracować zgodnie z ustalonym planem nie kwestionując go. To może być trudne, bo przecież kartka papieru nie może Tobie rozkazywać prawda? Pamiętaj wtedy, że sam napisałeś swój plan dnia. Jeśli w czymś się pomyliłeś to nie karz się za to. Jutro też jest dzień i zaczniesz go mądrzejszy o zdobytą wiedzę. Wyobraź sobie jakie rezultaty osiągniesz, gdy będziesz każdego dnia posiadał większą wiedzę. Niebywałe!

7. Ustal kiedy pracujesz najefektywniej.

Nauczono nas, że najlepszymi godzinami do pracy są te między 8 i 17. Czy tak jest w rzeczywistości? Nie wiem. Musisz poeksperymentować ze swoim organizmem. Ja najlepiej czuję się pracując wieczorem. W biurze jest cisza, a pogoda jest bardziej wyrozumiała dla mojego ciała. Pamiętaj o tym, że zmieniając godziny swojej pracy musisz powiadomić o tym każdego z kim współpracujesz. Każdego współpracownika i każdego klienta.

8. Zawsze miej przy sobie notatnik i długopis.

Wielokrotnie podczas wykonywania zadania lub w trakcie spotkania przypominają mi się rzeczy, które jeszcze powinienem zrobić. Zamiast przerywać swoją pracę lub przeznaczać część energii na zapamiętanie tego zadania zapisuję je na kartce papieru. Tylko tyle. W pierwszej wolnej chwili zaczynam je realizować, ale nigdy nie poświęcam dla niego ustalonego wcześniej planu. Chyba, że to sprawa życia i śmierci.

9. Zacznij pisać bloga. Opisuj w nim jak wzrasta Twoja efektywność.

Istnieje takie przekonanie, że jak się czymś pochwalimy przed osobami, które znamy to mamy większą motywację do działania. Ja podczas jednego z wyścigów wyobrażałem sobie, że patrzy na mnie kobieta, którą uwielbiam. Poprawiłem czas o sekundę na okrążeniu zbliżając się do rekordu toru. Wysiadając z gokarta wyobrażałem sobie, że patrzy i że na jej twarzy rysuje się duma – pomimo, że fizycznie jej tam nie było. Poszukaj takiego rozwiązania dla siebie. Ja od tamtego momentu jestem „wiecznie” obserwowany i moja praca przynosi większe rezultaty.

10. Staraj się wykonywać jak najwięcej pracy będąc offline.

Internet jest jednym z najbardziej generycznych narzędzi jakie wymyślił człowiek. Daje nam tyle samo możliwości odniesienia sukcesu co szans na to, że nasza uwaga zostanie rozproszona.

11. Każdego dnia twórz listę zadań.

Pamiętam chwile kiedy jako dziecko pomagałem rodzicom w zakupach. Zawsze mieli przy sobie listę zakupów, której przestrzegali niemal w 100%. Zawsze ich podziwiałem za oszczędność oraz umiejętność dysponowania oszczędnościami. Pomimo faktu, że nie zarabiają zbyt wiele potrafili wybudować dom bez zaciągania kredytu hipotecznego. Ile razy zastanawiam się jak zwiększyć efekty wykonywanej pracy tyle razy przypomina mi się, że lista zadań z precyzyjnie zaplanowanym czasem to podstawa. Za każdym razem gdy udaje mi się wykonać zadanie szybciej niż zaplanowałem robię sobie przerwę lub zaczynam kolejne zadanie. Pod koniec dnia podejmuję decyzję na temat tego jak spożytkować zaoszczędzony czas. Najczęściej wykonuję zadania ponadprogramowe aby mój biznes mógł być dalej. Małe kroki robią dużą różnicę. Wystarczy być systematycznym.

12. Wysypiaj się.

Nie wyobrażam sobie pobytu w biurze będąc niewyspanym. Dlatego często pojawiam się w nim po 12. Praca bez odpowiednich zasobów energii ma niewiele wspólnego z efektywnością. Metody zwiększające produktywność naszego czasu są jak witaminy. Na nich zawsze napisane jest, że są tylko suplementem i że nie zastępują zbilansowanej diety. Tak samo jest w przypadku pracy. Nawet najlepsza organizacja i dyscyplina pracy nie sprawią, że zrobisz więcej w momencie gdy nie będziesz miał na to siły. A nawet jeśli sprawią to doprowadzisz do skrajnego przemęczenia organizmu a to zapewni Ci kilkudniowy urlop.

13. Trenuj fizycznie.

To punkt szczególnie polecany dla osób, których praca jest pracą umysłową a jedyną aktywnością fizyczną jest utrzymywanie prawidłowej postawy podczas siedzenia przy biurku. Z mojego doświadczenia wynika, że poranny trening pozwala wejść do biura na pełnych obrotach a wieczorny doprowadzić nasz organizm do równowagi. Wierzę w to, że odpowiednia ilość wysiłku fizycznego zwiększa siłę naszej psychiki i rozprawia się na dobre z problemami ze snem.

14. Uprzątnij swoje biurko.

Większość czasu spędzam pracując w biurze w otwartej przestrzeni. Mam podczas całego dnia szansę obserwować jak pracują inni ludzie. Większość z osób, które widuję przyswoiło temat o którym piszę w sposób mistrzowski. Mają tylko jeden problem. Ich biurka toną od sterty niepotrzebnych rzeczy. Na moim leży tylko laptop, słuchawki, tablet graficzny i telefon, w którym mam zapisaną listę swoich zadań. To też jest dobre rozwiązanie jeśli posiadasz odpowiednią ilość samodyscypliny aby nie zaglądać do folderu z wiadomościami, nawet gdy widzisz, że jest tam kilka wiadomości.

15. Słuchaj audiobooków/czytaj książki.

Nieustanne podnoszenie wiedzy uwalnia niczym nieograniczone pokłady motywacji i inspiracji. Ja osobiście uwielbiam czytać o ludziach, którzy odnieśli sukces w wybranych przeze mnie dziedzinach. Staram się unikać jednak poradników, które bardzo często pisane są przez teoretyków.

Will Smith powiedział kiedyś, że na świecie nie ma już nowych problemów, a każdy został już rozwiązany przez kogoś innego i opisany w książce.

16. Ustal zlecenia stałe dla wszystkich powtarzających się przelewów.

Większość systemów bankowych pozwala aktualnie na tworzenie tzw. zleceń stałych. Mi osobiście szkoda jest czasu oraz zasobów mentalnych na to aby co miesiąc pamiętać o zapłaceniu za mieszkanie, prąd, telefon, garaż… mógłbym tak wymieniać. Nawet moje oszczędności budują się same. Ustaliłem jaką kwotą ma być zasilane co miesiąc i żyję nie myśląc o oszczędzaniu. Staram się automatyzować większość powtarzających się czynności. Oczywiście raz na jakiś czas upewniam się, że wszystkie moje przelewy zostały wykonane, ale zajmuje mi to znacznie mniej czasu.

17. Skup się na rezultacie wykonywanych działań.

Domyślam się, że większość firm na świecie zgodziłaby się na to, aby jej pracownicy byli wygradzani za rezultaty wykonywanych przez siebie działań. Wiem jednak, że nie każdy chciałby, aby jego wynagrodzenie było od tego zależne. Ale jeśli jest, lub może być to możesz zaoszczędzić sporo czasu. Wystarczy, że zrozumiesz, że możesz zarobić tą samą kwotę pieniędzy pracując 5 godzin dziennie, którą zarabiasz teraz pracując 8. Większość moich zadań opiera się o efekty i jest niezależna od czasu ich wykonywania. Oznacza to, że mogę pracować z każdego miejsca na świecie, o każdej porze dnia i nocy. Oby tylko postępy pracy były zgodne z ustalonymi ramami czasowymi projektu.

18. Naucz się mówić „nie”.

To jedno z trudniejszych, ale też jedno z bardziej istotnych zadań przed jakimi staniesz na swojej drodze do osiągnięcia pełni możliwości. To naturalne, że dla każdego istotne są sprawy, które są związane z jego biznesem/sprawą/osobą. Musisz nauczyć się odmawiać ludziom. Efekty Cię zaskoczą, bo nagle okaże się, że większość „pilnych” spraw może zaczekać godzinę, a może nawet cały dzień. Bądź jednak grzeczny w swoich odmowach i informuj każdą osobę, kiedy zajmiesz się jej sprawą. Pamiętaj o zasadzie win-to-win.

19. Znajdź mentora

Posiadanie mentora jest jak posiadanie ojca. Możesz na niego zawsze liczyć i zawsze będzie służył Ci dobrą radą. Nigdy nic za Ciebie nie zrobi i pewnie wiele razy pozwoli na to, aby silniejsi złoili Ci tyłek abyś nabrał krzepy. Ale zawsze robi to ze względu na Twoje dobro. Obecnie mentorami stają się osoby, które osiągnęły znaczne sukcesy. Ich organizacja czasu jest mistrzowska i nauczą Cię dbania o ich czas. Zrozumiesz dzięki temu jak bardzo istotna jest to kwestia.

20. Naucz się wszystkich skrótów klawiszowych i poznaj możliwości posiadanych urządzeń.

Skoro możesz zrobić coś dwoma kliknięciami to po co masz wykonywać ich dziesięć? Dbałość o efektywne wykonywanie czasu będzie wymagała od Ciebie dużej uwagi. Od kiedy zdecydujesz się na tą drogę będziesz zwracał uwagę na każdy szczegół. Odpuść sobie podczas czasu prywatnego i nie zamęczaj swoich bliskich sytuacjami, w których po 10 minutach wstajesz od kolacyjnego stołu, bo Ty już zjadłeś i szkoda czasu na siedzenie przy stole. Właśnie po to pracujesz efektywnie aby mieć więcej czasu dla siebie i dla bliskich prawda?

Jeśli jednak zdecydowałeś poświęcać na pracę tyle samo czasu, ale chcesz podnieść efektywność swojego czasu i wykonywać jeszcze więcej zadań to pamiętaj, że po pewnym czasie Twoje postępy będą mniej widoczne. Nie przejmuj się tym. Taka sytuacja może oznaczać, że Twój czas jest już wykorzystywany bardzo efektywnie. Skup się wtedy na małych krokach. To one budują wielkie zmiany.

Autor: Bartosz Mańkowski

Bartosz Mańkowski
administrator
Tworzę strategie marketingu w internecie i pomagam je wdrażać. Waliduję biznesy i pozyskuję klientów. Wykorzystuję treści, które generują efekty, media społecznościowe oraz technologię, która pomaga mi wyświetlać komunikaty właściwym osobom. Jeśli coś da się zautomatyzować to automatyzuję. Pochodzę z Wielkopolski więc potrafię dysponować budżetem. Jeśli chcesz pozyskać więcej klientów, lub zbudować firmę, to chętnie Ci pomogę!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

X