Getting Things Done – czyli jak zrobić wszystko i mieć jeszcze czas dla siebie.

getting things done zarzadzanie czasem

Jakiś czas temu, miałem przyjemność prowadzić szkolenie na temat zarządzania czasem, dla uczniów pewnej szkoły w Gdańsku. Razem z organizatorem szkolenia ustaliliśmy przebieg wystąpienia. Jego głównym celem było pokazać, jak młoda osoba może osiągać lepsze rezultaty w swoim życiu dzięki wdrożeniu szczelnego systemu zarządzania czasem.

Geneza metody Getting Things Done

Jedną z przedstawionych przeze mnie metod była metoda Getting Things Done (GTD). To jedna z najbardziej popularnych technik zwiększania efektywności osobistej i zarządzania sobą w czasie. Została opracowana przez Amerykanina Davida Allena i dokładnie opisana w książce pt. Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity. Jest to niewątpliwie godna uwagi lektura, dla każdego, kto poważnie myśli o zwiększaniu efektywności osobistej.

Jak zacząłem swoją przygodę z GTD

Moja pierwsza przygoda z GTD miała miejsce gdy miałem 21 lat. Pracowałem wtedy jako Doradca Finansowy i zbierałem pierwsze doświadczenia, które do dzisiaj stanowią fundament mojej wiedzy na temat przedsiębiorczości. Pomimo tego, że moi rodzice to najbardziej kochane osoby na świecie nie mogłem od nich nauczyć się zarządzania sobą w tak niepewnym otoczeniu jakim jest praca wynagradzana wyłącznie przez prowizję, a następnie prowadzenie własnej firmy, w której jestem ostatnią osobą na liście płac. Chcąc zarabiać więcej pracowałem więcej. To dobra metoda na samym początku, jednak w dłuższej perspektywie jest ograniczająca i może prowadzić do wypalenia zawodowego. U mnie doprowadziła do niemal całkowitej rezygnacji z życia prywatnego, dlatego szukałem metody zarządzania czasem, która pozwoli mi realizować się zawodowo i rozwijać życie prywatne jednocześnie. Rosnące przychody pozwalały mi również na realizację pasji związanej z kolekcjonowaniem zabytkowych pojazdów, które następnie zostały wchłonięte na cele finansowania moich przedsięwzięć. Aby pogodzić wszystkie istotne dla mnie wartości byłem gotowy do poszukiwań. Poznałem wiele metod, ale ta jedna została ze mną na dobre. To właśnie z tego powodu postanowiłem ją opisać, choć wiem, że napisano już o niej sporo.

Co trzeba wiedzieć na temat metody Getting Things Done (GTD) aby rozpocząć pracę nad zwiększaniem własnej efektywności i lepiej zarządzać czasem?

Wielokrotnie zastanawiałem się czym ta metoda jest dla mnie. Opisanie amerykańskich metod polskimi wyrażeniami bywa trudne, jednak myślę, że najtrafniejszym określeniem, które całościowo oddaje jej sens jest „5 etapowy system gromadzenia spraw oraz zarządzania listami zadań i projektami”. Celem tej metody jest stworzenie szczelnego systemu, do którego trafiają wszystkie nasze codzienne sprawy. Nie przypadkowo podkreśliłem słowo „wszystkie” ponieważ gromadzenie spraw powinno być pozbawione jakiejkolwiek analizy. Dzięki metodzie GTD można nie tylko uporządkować bieżące sprawy, ale również umysł. Mając na myśli gromadzenie spraw mówię również o każdym pomyśle, który przyjdzie Ci do głowy.

Mam zapisywać własne myśli w zewnętrznym systemie?

Oczywiście, że tak. Obecnie w mojej skrzynce odbiorczej ( miejsce, w którym gromadzę wszystkie sprawy ) zapisuję ponad 100 notatek każdego dnia, aby w wolnej chwili poddać je analizie i zastanowić się nad tym, czy wymagają ode mnie podjęcia jakiś dalszych kroków, czy ze spokojem ducha mogę je skasować i zapomnieć. Usunięcie zapętlających się spraw z naszej głowy totalnie odmienia życie. Już o niczym nie trzeba pamiętać. Wystarczy, że zaufasz stworzonemu przez siebie systemowi. Aby tak się stało będziesz potrzebował udowodnić sobie wielokrotnie jego szczelność.

Z jakich elementów zbudowany jest szczelny system zarządzania projektami i osobistą efektywnością ?

Skrzynka odbiorcza (Inbox) – to miejsce, do którego powinny trafić wszystkie sprawy, które Ciebie dotyczą i wymagają od Ciebie więcej niż 2 minuty uwagi – te możesz rozwiązać od ręki bo nie ma racjonalnego powodu, aby je odkładać na później.

Kosz – to miejsce, do którego trafiają wszystkie przejrzane rzeczy, którymi nie warto się zająć w przyszłości oraz artykuły, które nie wyglądają na takie, które przydadzą się w przyszłości.

Archiwum – To miejsce, w którym gromadzę zadania i projekty, które już ukończyłem, aby w razie potrzeby móc do nich wrócić. Do projektów, które zakończyłem wracam kiedy przygotowuję prelekcje, wpisy na bloga, lub gdy chcę przypomnieć sobie, dlaczego coś miało miejsce i skąd wziął się ostateczny skutek.

Kiedyś/Może – to sprawy i projekty, które są warte uwagi, ale nie wymagają ode mnie natychmiastowego działania. Co więcej, nic im nie zaszkodzi, jeśli poczekają do bliżej nieokreślonej przyszłości, która być może nie nadejdzie. To tutaj zaglądam, gdy dochodzę do miejsca, w którym dochodzę do miejsca, w którym zwalnia mi się czas i zasoby dzięki którym mogę rozpocząć nowy projekt biznesowy, lub projekt, który wykonam wyłącznie dla zabawy.

Segregując w ten sposób sprawy zyskałem pewność, że już nigdy nic mnie nie ominie. Rzeczywiście, omijają mnie wyłącznie rzeczy, których nie jestem w stanie umieścić na swojej liście zadań, choć może brzmieć to dziwnie, to mam również listę związaną z życiem prywatnym. W podobny sposób jak pracę planuję czas wolny. Nawet z partnerką planuję wspólny czas z maksymalnie dużym wyprzedzeniem, aby wiedzieć jak ułożyć sprawy zawodowe. Bo jednak, mimo wszystko, czas spędzany z najbliższymi jest na samej górze moich priorytetów i liście wartości, które wyznaję.

W jaki sposób planować poszczególne zadania, które zostały skatalogowane w szczelnym systemie zarządzania osobistą efektywnością?

Ja do tego używam kilku aplikacji, w zależności od tego, w jakim okresie się znajduję. Gdy jest to mniej pracowity okres to korzystam z Todoist, a gdy jest to okres, w którym pracy jest bardzo dużo przenoszę codzienne zarządzanie do Trello, w którym zawsze mam minimum 3 listy z zadaniami – To Do, Doing i Done. Szczególnie cenię sobie pomysł wprowadzenia etapu pośredniego pomiędzy rzeczą do zrobienia, a finalnym jej wykonaniem. W ciągu dnia otrzymuję sporo telefonów i staram się na bieżąco odpowiadać na maile, aby nie zostać przez nie przygnieciony. Gdy nie miałem w moim procesie wprowadzonego etapu pośredniego, to zdarzało mi się nie kończyć rozpoczętych rzeczy. Jednak odkąd jest on obecny – stał się najważniejszą listą zadań. To od nich rozpoczynam pracę, gdy coś mnie z niej wytrąci.

Zadania planuję w perspektywie dziennej, tygodniowej, miesięcznej, kwartalnej i rocznej. W zależności od ich wielkości. Gdy wymagają więcej czasu to dzielę je na mniejsze zadania i realizuję je krok po kroku.

Oczywiście zmiana narzędzi generuje duże ryzyko i jest w moim przypadku jedynie fanaberią, która przypomina mi o tym w jakim okresie aktualnie się znajduję. W czasie, gdy mam mniej obowiązków ograniczam swoje planowanie do tygodnia naprzód, a gdy terminy są bardzo napięte zdarza się, że jestem w stanie powiedzieć co będę robił za 4 miesiące o 13:45.

Niezależnie od okresu staram się dzielić każdy dzień na części, podczas których pracuję intensywnie i te, podczas których odpoczywam. Za ciężką pracę uważam czas spędzony przy komputerze w biurze, a za odpoczynek spotkania z klientami, które sprawiają mi największą przyjemność. Czas kiedy przemieszczam się samochodem, pomiędzy spotkaniami, wykorzystuję na myślenie o rzeczach niezwiązanych z pracą i staram się skupić całą uwagę na drodze i jeździe samochodem, która sprawia mi niezmierną przyjemność.

Bartosz Mańkowski
administrator
Tworzę strategie marketingu w internecie i pomagam je wdrażać. Waliduję biznesy i pozyskuję klientów. Wykorzystuję treści, które generują efekty, media społecznościowe oraz technologię, która pomaga mi wyświetlać komunikaty właściwym osobom. Jeśli coś da się zautomatyzować to automatyzuję. Pochodzę z Wielkopolski więc potrafię dysponować budżetem. Jeśli chcesz pozyskać więcej klientów, lub zbudować firmę, to chętnie Ci pomogę!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

X